Privacy Verklaring

1. Persoonsgegevens die wij verwerken

Door of Perception verwerkt je persoonsgegevens omdat je gebruik maakt van mijn diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan mij verstrekt.

Dit kan onder andere gaan om:

• Voor- en achternaam

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt via intakeformulieren, coachingsessies, correspondentie of berichtenapps

2. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

In het kader van coaching en begeleide psychedelische sessies kunnen de volgende bijzondere categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

• Gezondheids- en medische gegevens

• Religie of levensbeschouwing (wereldbeeld)

• Audio-opname van begeleide truffelsessies (mp3)

Gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens worden uitsluitend verwerkt om de veiligheid en geschiktheid voor deelname aan psychedelische coaching en begeleide truffelsessies te beoordelen.

Deze verwerking is gebaseerd op jouw expliciete toestemming en is noodzakelijk vanwege veiligheid en vitale belangen.

Je bent niet verplicht deze informatie te verstrekken, maar zonder deze informatie is deelname om veiligheidsredenen niet mogelijk.

Gezondheidsgegevens worden uiterlijk 6 maanden na de laatste sessie verwijderd, of eerder als er geen coachtraject tot stand komt.

Religie of levensbeschouwing

Religie of levensbeschouwing kan worden besproken binnen het coachingproces, omdat dit relevant kan zijn voor betekenisgeving, intentie en integratie.

Deze gegevens worden verwerkt op basis van jouw expliciete toestemming en zijn optioneel.

Indien gedeeld, worden deze gegevens uiterlijk 6 maanden na de laatste sessie verwijderd.

Audio-opnames (begeleide truffelsessies)

Tijdens begeleide truffelsessies kan een audio-opname worden gemaakt voor veiligheid, verantwoording en ethische transparantie, als alternatief voor het vier-ogen-principe.

Opnames worden gemaakt met een offline apparaat dat niet verbonden is met internet.

De opnames worden veilig offline opgeslagen en niet gedeeld met derden.

Opnames worden voor onbepaalde tijd bewaard op basis van een gerechtvaardigd belang in professionele verantwoording, veiligheidsdocumentatie en bescherming tegen onterechte claims.

Bestanden zijn geanonimiseerd (alleen datum-gebaseerde bestandsnamen).

3. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren van coaching en psychedelische begeleiding

• Het beoordelen van veiligheid en contra-indicaties voor truffelsessies

• Het leveren van online educatieve producten en voorbereidingsmateriaal

• Het beheren van gebruikersaccounts op digitale platforms

• Het verwerken van betalingen en facturen

• Het versturen van relevante informatie vóór en na sessies

• Communicatie over afspraken en diensten

• Het waarborgen van veiligheid, ethische transparantie en professionele verantwoording

• Het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Jouw expliciete toestemming

• Uitvoering van een overeenkomst (coachtraject of aankoop van digitale producten)

• Wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld fiscale administratie)

• Gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld professionele documentatie en veiligheid in sessies)

• Bescherming van vitale belangen (gezondheid en veiligheid tijdens begeleide sessies)

5. Geautomatiseerde besluitvorming

Door of Perception maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die (significante) gevolgen kan hebben voor personen.
Alle beoordelingen worden uitgevoerd door een menselijke coach/begeleider.

6. Systemen, platforms en derden

Wij maken gebruik van de volgende systemen voor onze dienstverlening:

Website en administratie

• Jouwweb (website, hosting en e-maildiensten)

Intake en screening formulieren

Wij gebruiken Jouwweb voor het verzamelen van intake- en screeningsformulieren.

Wanneer je een intakeformulier invult via onze website, worden de volgende gegevens verwerkt:

• contactgegevens (zoals naam en e-mailadres)

• door jou verstrekte informatie over gezondheid en achtergrond

• overige informatie die relevant is voor de geschiktheid voor coaching en begeleide sessies

Deze gegevens worden uitsluitend verzameld om te kunnen beoordelen of deelname aan coaching en/of een begeleide truffelsessie veilig en passend is.

Jouwweb verwerkt deze gegevens namens ons en hanteert passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen conform de AVG.

Coaching- en voorbereidingsplatform

Wij gebruiken LearnWorlds om digitale producten en voorbereidingsmateriaal voor cliënten aan te bieden.

LearnWorlds wordt gebruikt voor:

• de Psychedelic Journey Toolkit (online product)

• voorbereidingsmateriaal voor truffelsessies

• onboarding en educatieve content voor cliënten

Wanneer je een account aanmaakt of materialen gebruikt, verwerkt LearnWorlds:

• naam

• e-mailadres

• inloggegevens

• cursus- en voortgangsgegevens

LearnWorlds treedt op als verwerker en hanteert GDPR-conforme beveiligingsmaatregelen.

Betalingen

Wij gebruiken Stripe om betalingen te verwerken voor digitale producten en coachingdiensten.

Stripe verwerkt:

• naam

• e-mailadres

• factuur- en betaalgegevens

• transactiegegevens

Stripe kan zowel optreden als verwerker als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor fraudepreventie en wettelijke verplichtingen.

Boekhouding en facturatie

Wij gebruiken Rompslomp voor onze facturatie en financiële administratie.

Rompslomp verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de boekhouding, waaronder:

• naam

• adresgegevens

• e-mailadres

• factuur- en betalingsgegevens

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor financiële administratie en het voldoen aan wettelijke fiscale verplichtingen.

Rompslomp treedt op als verwerker en hanteert GDPR-conforme beveiligingsmaatregelen. Gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

E-mailautomatisering en communicatie

Wij gebruiken MailerLite voor:

• geautomatiseerde informatiereeksen

• onboarding e-mails

• educatieve follow-ups

MailerLite verwerkt:

• naam

• e-mailadres

• e-mailinteracties (zoals opens en clicks)

Dit gebeurt alleen op basis van jouw toestemming of een gerechtvaardigd belang bij dienstverlening.

Berichtenapps

Wij kunnen berichtenapps zoals WhatsApp en Signal gebruiken voor kortdurende communicatie rondom sessies.

Signal heeft de voorkeur vanwege sterkere privacy en encryptie. Je kunt echter ook kiezen voor WhatsApp als je dat prettiger vindt.

Deze tools worden alleen gebruikt met jouw expliciete toestemming en uitsluitend voor praktische afstemming rondom sessies (zoals planning, check-ins en het delen van playlists of logistieke informatie).

Wij adviseren om gevoelige gezondheids- of therapeutische inhoud vooral tijdens sessies of via meer geschikte kanalen te bespreken.

Muziek en afspeellijsten

Wij kunnen Spotify gebruiken om muzieklijsten te delen die relevant zijn voor voorbereiding, ondersteuning tijdens sessies of integratie.

Deze afspeellijsten worden uitsluitend gedeeld ter ondersteuning van het proces en de ervaring. Er worden geen extra persoonsgegevens gedeeld met Spotify, anders dan wat noodzakelijk is om de gedeelde links te kunnen openen.

7. Cookies

Wij maken geen gebruik van trackingcookies of advertentiecookies. Alleen functionele cookies kunnen worden gebruikt voor de werking van de website.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

• Intakeformulieren (incl. gezondheids- en levensbeschouwelijke gegevens): max. 6 maanden na laatste contact

• Coachnotities: max. 6 maanden na laatste sessie

• E-mails/contactformulieren: max. 6 maanden indien geen klantrelatie ontstaat

• Facturen: 7 jaar (wettelijke verplichting)

• Audio-opnames: voor onbepaalde tijd op basis van gerechtvaardigd belang

• Coachingovereenkomsten: voor onbepaalde tijd op basis van gerechtvaardigd belang en juridische bescherming

• LearnWorlds-accountgegevens: gedurende de looptijd van je account

9. Delen van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor:

• Uitvoering van de coaching- of dienstverleningsovereenkomst

• Betalingsverwerking

• Wettelijke verplichtingen

• Bescherming van vitale belangen (bijvoorbeeld in geval van een medische noodsituatie tijdens een sessie, waarbij het delen van informatie met hulpdiensten of zorgverleners noodzakelijk kan zijn voor jouw veiligheid)

Wij verkopen jouw gegevens nooit en delen deze niet voor commerciële doeleinden van derden

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Je persoonsgegevens in te zien

• Je gegevens te corrigeren of te verwijderen

• Je toestemming in te trekken

• Bezwaar te maken tegen verwerking

• Gegevensoverdraagbaarheid aan te vragen

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar: door@psychedeliccoach.nl

Wij reageren binnen 4 weken.

Ter verificatie kan om identificatie worden gevraagd. Gevoelige gegevens (zoals pasfoto, BSN en paspoortnummer) dien je af te schermen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging.
Bij vermoedens van misbruik kun je contact opnemen via: door@psychedeliccoach.nl

12. Contactgegevens